¿Qué es un Asistente Virtual?

Los negocios online están cada vez más en auge. Emprender en la red está al alcance de muchas personas especialmente porque hay que invertir mucho menos dinero que para crear un negocio tradicional. Este ahorro viene sobre todo por la posibilidad de trabajar desde casa o desde un espacio de coworking. El trabajo desde casa tiene la ventaja de no estar sujeto a los horarios de oficina, pero a cambio tienes más dificultades para organizarte porque es más difícil separar el trabajo de la vida familiar. Al principio comienzas haciendo casi todo tú, pero llega un momento en que el negocio empieza a crecer y necesitas colaborar con otras personas. Una de las figuras más importantes con las que puedes contar es el asistente virtual. El asistente virtual está siendo cada vez más relevantes en los negocios online. Incluso se están convirtiendo en los brazos derechos de los emprendedores. Por eso en este artículo te hablaremos de ellos. Te explicaremos qué es un asistente virtual, qué tareas realiza y cómo puedes llegar a convertirte en uno de ellos.

¿Qué es un asistente virtual?

Muchas personas no saben qué es ni conocen la labor de un asistente virtual, pero lo cierto es que esta profesión tiene más rodaje de lo que muchos piensan. Comenzamos con una definición de asistente virtual, que nos da Asociación Internacional de Asistentes Virtuales:

Los asistentes virtuales son profesionales independientes que prestan servicios de soporte administrativos, creativos y técnicos a múltiples clientes en una variedad de industrias desde una ubicación remota, por lo general su hogar u oficina.

Es sorprendente que una profesión desconocida para muchos tenga incluso una asociación internacional. También hay que decir la página web de la asociación está en inglés. En los países anglosajones es mucho más común la figura del asistente virtual porque el emprendimiento digital empezó mucho antes. Y ya sabes que hay ciertas actividades que llegan antes al mundo anglosajón que a los países latinos. No obstante, como hemos dicho al principio, la cantidad de negocios online de habla hispana está creciendo tanto que cada vez se está demandando más la figura del asistente virtual en español. 

¿Cómo surgió el trabajo de asistente virtual?

Es normal sorprenderse la primera vez que oyes que existe el trabajo de asistente virtual. Como antes adelantábamos, la idea surgió en Estados Unidos, donde se trata de una profesión muy popular. La asistencia virtual vino de la mano de Anastacia Brice. Ella trabajaba planificando viajes y como asistencia ejecutiva y decidió llevar su empleo a casa utilizando Internet y otras tecnologías para trabajar con clientes de todo el mundo. Posteriormente se dedicó a formar a personas interesadas en ser asistentes virtuales. Otra figura muy importante en el nacimiento y desarrollo de la asistencia virtual fue Christine Durst. Ella fundó la Asociación Internacional de Asistentes Virtuales. Esta entidad se dedica a la formación y desarrollo de los asistentes virtuales y a dar a conocer al público esta profesión y sus funciones.

Funciones que realiza un asistente virtual

No es difícil imaginar qué hace un asistente virtual. Su trabajo diario es relativamente similar al que realiza una secretaria en una empresa, pero con algunas peculiaridades que tienen que ver con las diferencias entre los trabajos tradicionales y los trabajos online. Lo más frecuente es que los asistentes virtuales trabajen desde su casa y sean profesionales autónomos. Las ventajas de este tipo de trabajo son las siguientes:

  • Se puede hacer desde casa.
  • Se puede desarrollar a tiempo parcial o acordar los horarios disponibles.
  • No se requieren grandes inversiones.

Algunas de las tareas que se realizan como asistente virtual son:

  • Todo tipo de comunicación con la gestoría del cliente.
  • Realización y envío de facturas.
  • Recepción de facturas de colaboradores y clientes.
  • Envío de presupuestos y seguimiento de los mismos.
  • Búsqueda de proveedores y comparativas de presupuestos.
  • Seguimiento de los clientes, especialmente con la intención de fidelizarlos.
  • Control de existencias.
  • Reclamaciones de pedidos.
  • Gestión de la bandeja de correo electrónico.
  • Mantenimiento y actualización de las bases de datos de clientes, proveedores y otras personas con las que se tiene contacto.
  • Llevar al día los archivos.
  • Encargo de tareas puntuales por teléfono, videoconferencia o chat. Esto sería como tener un secretario al dictado, pero en otra ubicación.

Estas son las tareas que realiza cualquier secretaria en un negocio tradicional y que también puede realizar cualquier asistente virtual. Además, también puede ejercer funciones que van más allá, en las que se definiría como asistente virtual personal. Estas funciones son:

  • Gestión y planificación de agenda.
  • Planificación de viajes, reuniones y eventos.
  • Búsqueda de información para detectar a los mejores profesionales para colaborar.

Los profesionales que suelen tener asistentes virtuales son los emprendedores de negocios online, por eso también pueden requerir a sus asistentes que tengan conocimientos básicos de marketing online. Un emprendedor puede pedir a su asistente virtual la escritura de artículos para su blog, envío de newsletters y publicaciones en redes sociales.

Los asistentes virtuales son especialmente demandados por los empresarios y las empresas en línea que necesitan ayuda, pero no desean contratar personal en su ubicación. Sin embargo, muchas pequeñas y medianas empresas utilizan el soporte virtual, especialmente para tareas específicas, como la gestión de redes sociales.

Lo que hace un asistente virtual

Teóricamente, un Asistente Virtual puede hacer cualquier cosa que haga cualquier otro personal de apoyo, excepto traer el café (aunque, cuando se crea el café a domicilio, el asistente virtual también podrá hacerlo). Sin embargo, las tareas de soporte virtual no se limitan al trabajo administrativo. Muchos asistentes virtuales ofrecen servicios de marketing, diseño web, contabilidad y otros servicios.

Algunos asistentes virtuales se especializan en un conjunto de habilidades específicas. Por ejemplo, un asistente virtual de marketing o relaciones públicas solo realiza tareas de marketing o relaciones públicas. Otros asistentes virtuales realizan una variedad de tareas dentro de una industria específica. Por ejemplo, un asistente virtual de bienes raíces realiza muchas tareas, pero solo para clientes de bienes raíces. 

Cómo contratar un Asistente Virtual

Si bien el soporte virtual es una gran idea de negocio en casa, obtener ayuda virtual es crucial para que los propietarios de negocios en el hogar maximicen los ingresos y faciliten el crecimiento. Como propietario de un negocio en casa, llega un momento en que es imposible hacer todo uno mismo, al menos lo suficientemente bien como para ser eficiente y efectivo. Contratar un asistente virtual libera tu tiempo para que puedas concentrarte en el trabajo que generará dinero. Además, muchos asistentes virtuales son mejores que usted en algunas tareas. Siempre es más rápido y menos costoso a largo plazo contratar tareas en las que no está capacitado.

El primer paso para contratar un asistente virtual es hacer una lista de las tareas que desea externalizar. Haga una lista completa, priorizando las actividades que desea delegar primero. Por ejemplo, si administrar el correo electrónico lleva mucho tiempo y es tedioso, colóquelo en la parte superior de su lista. O tal vez los problemas tecnológicos están tomando demasiado tiempo y puede externalizar la administración del sitio web.El siguiente paso es determinar a quién contratar. Hay muchas formas de contratar un asistente virtual. Puede usar un servicio de alguna Empresa que tenga los Servicios de Asistente Virtual que contrata y capacita al personal adecuado para darle a Ud alguno de los servicios deseados, otra opción es involucrar a su red para una referencia. Si bien puede publicar un anuncio en busca de un asistente virtual, encontrar uno que ya haya sido revisado a través de una referencia le ahorrará tiempo y dolor de cabeza.

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