Estrategias de cobranza efectiva

La realidad de la cobranza es que se ha derivado de la necesidad de las empresas por aumentar sus volúmenes de ventas para ser más competitivas, para llegar a este fin, facilitan formas de pago a sus clientes y así las personas adquieren productos y servicios a crédito, el pago al contado cabe menos en las posibilidades de las personas.

Para poder realizar una cobranza efectiva es indispensable conocer perfectamente su empresa, sus productos, la industria en la que se mueve, el flujo operativo del negocio y la tecnología que utiliza para administrar la enorme cantidad de información de sus clientes.

Usted necesitará tener bien cimentados los siguientes puntos para tener una cobranza efectiva:

  • Tener una estructura organizada de cobranza.
  • Determinar recursos, actitud, canales de comunicación, seguimiento y evaluación.
  • Aprovechar todos los canales de comunicación con los que cuenta su empresa a favor, no sea acosador y elija bien que canal es el apropiado para el mensaje que desea dar.
  • Realizar la cobranza de forma amable; por más que desee cobrar un saldo vencido no debe romper la relación de cordialidad con el cliente para cobrar futuras deudas.
  • Hacer que el usuario se sienta agradecido por ayudarlo a superar situaciones difíciles.
  • No realizar la cobranza de manera mecánica, ya que no todos los deudores son iguales.
  • No caer en la improvisación; se debe tener planes inteligentes sobre las negativas de pago. El usuario se dará cuenta si no cuenta con éstas y podrá tener los argumentos necesarios para no pagar.
  • Siempre tener actitud positiva y ser comprensivos frente a la situación.
  • El tiempo será su mayor aliado o su peor enemigo ya que aprovecharlo de la manera más óptima para realizar las acciones necesarias de la gestión estará en sus manos.

El secreto está en pensar que todas las deudas son cobrables y solo es tener empatía con el usuario y dar diversas alternativas de pago.

Tenemos aquí varios ejemplos de tipos de clientes  morosos para saber como abordarlos:

  • CLIENTE QUE QUIERE PAGAR PERO QUE NO PUEDE.

A este tipo de cliente se le puede abordar sobre los siguientes parámetros:

-Pactar con el cliente lapsos de tiempo adaptados para cubrir su deuda.

-Brindar facilidades de pago.

-Tener paciencia y pactar pagos parciales.

  • Cliente que puede pagar pero no quiere.

Este cliente se le puede abordar sobre los siguientes parámetros:

-Hacerle ver las ventajas de pagar sus deudas y tener un mejor historial crediticio para obtener futuros créditos.

-Brindar un panorama familiar de estabilidad financiera.

  • Cliente que ni quiere ni puede pagar.

Este tipo de Cliente es el más complicado de abordar pero no por eso imposible, la paciencia será su mejor aliado y la persuasión su compañero en la labor de hacer ver al cliente los beneficios de no pagar tanto en intereses, la tranquilidad financiera que obtendrá y considerar los pagos a plazos fijos.

  • Cliente despistado o desorganizado.

Este cliente no está enterado de las deudas que tiene y esto se deriva de su falta de organización, actúa de buena fe al enterarse de su deuda y casi siempre paga.

A este cliente se le puede abordar recordándole sus pagos y demostrando interés.

  • Cliente inconforme ó circunstancial.

Este tipo de cliente es aquel que interrumpe su pago por desacuerdo con el monto de pago ó por que la empresa no cumplió con las características del producto o servicio que adquirió, por ende el cliente no realizará el pago hasta haber resuelto su inconformidad como modo de manifestar su inconformidad, este tipo de deudor se puede abordar con una orientación para la resolución del problema o una ayuda directa con la empresa para la conformidad de la deuda.

13 estrategias para acelerar la Cobranza

Las empresas están ansiosos por tener en sus cuentas por cobrar al día. La mayoría de las empresas esperan hasta que una factura está vencida antes de tomar medidas. Pero, ¿por qué no ser proactivo?

Las siguientes estrategias se pueden usar para que las cuentas se paguen antes de su vencimiento y acelerar el proceso de cobro.

  1. Actualice su software de gestión de A / R. Los sistemas ineficaces no solo ralentizan el proceso, sino que no proporcionan la inteligencia necesaria para mejorar los resultados de crédito a efectivo.
  2. Vuelva a evaluar la  ubicación de su caja de seguridad . Si usa una o más cajas de seguridad, haga un estudio para determinar si están ubicadas en la ubicación óptima para las colecciones. Los estudios de cajas de seguridad deben realizarse periódicamente, y los negocios de cajas de seguridad no deben entregarse automáticamente a un banco local. Dependiendo de la cantidad de negocios que pasan por su caja de seguridad, puede ser conveniente más de una ubicación.
  3. Revise su política con respecto a las fechas y procedimientos de facturación. Asegúrese de que las facturas se envíen por correo regularmente y que incluyan toda la información necesaria. Incluya sus condiciones de pago y cualquier interés vencido cargado en la factura en sí.
    • Algunas compañías han acelerado los cobros simplemente cambiando su ciclo de facturación de dos veces al mes a una vez a la semana. Otra idea es facturar a principios de mes. Muchas compañías realizan una ejecución de cheques una vez al mes y, si su factura pierde su ejecución mensual, tendrá que esperar otros 30 días para recibir el pago.
  4. Revise la tecnología que utiliza su empresa para interactuar con los clientes. ¿Está utilizando correo electrónico, imágenes, EDI, faxes, correo de voz, presentación y pago de facturas electrónicas? Si bien todo puede no ser apropiado para su organización, el uso de uno o más puede acelerar las cosas.
  5. Discuta sus términos con su comprador al momento de la venta. Asegúrate de que sean agradables. Además, analice la mejor manera de recibir el pago antes de enviar o comenzar a trabajar. ¿Acelerará el pago si envía la factura al comprador real en lugar del departamento de Cuentas por pagar? ¿Quién tiene que autorizarlo?
  6. Facilite que el cliente le pague. Esto puede parecer sentido común, pero es un elemento que a menudo se pasa por alto. Ofrezca todas las opciones de pago estándar. Asegúrese de que sus facturas tengan la información de contacto y la dirección postal correctas para el envío. Incluya un sobre de pago con la dirección de envío correcta. Utilice facturas que faciliten al cliente el envío, así como también para que pueda mantener un registro de la factura y el pago.
  7. Revise su experiencia con el cliente que paga tarde. ¿Este cliente ha sido un pagador tardío constante? ¿Espera hasta que llames, o incluso se ubica en una agencia de cobros, antes de pagarte? ¿Ha cambiado algo con el cliente? Saber cómo responde su cliente y qué necesita para ponerlo en modo de pago puede darle la ventaja de mantener su cuenta actualizada.
    • Si aún no es miembro, únase a un grupo de crédito. Esto le proporcionará la información relevante y actual que necesita para estar al tanto de sus cuentas.
  8. Revise los procedimientos generales de su empresa para ver si puede determinar por qué los pagos se retrasan. ¿Hay algún procedimiento que pueda ajustar para acelerar los pagos? Por ejemplo: 
    • ¿Son precisos los envíos? ¿Su empresa cumplió con las promesas de entrega y calidad?
    • ¿Sus vendedores están haciendo promesas que su empresa no puede cumplir?
    • ¿Se envían las facturas a tiempo? ¿Son precisos? ¿Incluyen toda la información necesaria, incluido un número de teléfono para consultas de facturación? ¿Fueron enviados a la dirección y atención correctas?
    • ¿Se hacen contactos de seguimiento de forma regular?
    • ¿Está contactando con profesionales de la colección de manera oportuna?
  9. Desarrolle un plan de recolección específico y sígalo. Por ejemplo:
    • Llame 7-10 días antes de la fecha de vencimiento para asegurarse de que los productos / servicios se recibieron a tiempo, no hay disputas y el cliente planea pagar (y cuándo).
    • Llame dentro de una semana después del vencimiento del pago para averiguar qué está demorando el pago y para obtener un compromiso de pago del cliente.
    • Si el cliente no cumple con su promesa de pago, contáctelo nuevamente hasta que se reciba el pago. Si no se recibe dentro de los 90 días posteriores a la fecha de vencimiento, entregue la cuenta a los profesionales.
    • Si es posible, y especialmente para saldos vencidos más grandes, no confíe en cartas, faxes o correos electrónicos, que pueden ignorarse fácilmente o “perderse” en tránsito. Hacer una llamada telefónica.  
  10. Muy importante  :  registre las promesas hechas por el cliente, incluida la fecha en que se hicieron y la fecha en que se prometió el pago. Al decirle a un cliente: “Cuando hablamos el lunes 25 de mayo, usted prometió el pago antes del viernes 29 de mayo”, pone al deudor en el acto, mucho más que un vago recuerdo de la conversación.  

Si no puede quedarse con un programa de recolección interno, considere la contratación externa a una empresa de subcontratación de colecciones propia.

  1. Cree “especialistas en cobranza” dentro de su departamento de crédito y brinde capacitación en cobranza. Si todos en el departamento tienen múltiples responsabilidades, puede estar seguro de que recolectar será lo último que harán. ¿Por qué? Porque es incómodo pedir dinero a los clientes.
  2. Reclute gerentes de sucursal y personal de ventas para ayudar en el esfuerzo de recolección. En muchos casos, estas son las personas más cercanas al cliente con la mayor capacidad de impactar el ciclo de recolección.
  3. Después de un período de tiempo razonable (por ejemplo, 30 días) comuníquese con la persona que le compró o contrató directamente. Envíeles una copia de la factura. Si está suministrando a una empresa mediana a grande, es probable que la persona que compró su producto o servicio no tenga nada que ver con Cuentas por pagar. Sin embargo, generalmente están felices de ayudar, especialmente si el producto o servicio fue “según lo prometido”.
  4. Desarrolle una relación personal con los gerentes de Cuentas por pagar en sus clientes más grandes. Si más de una persona maneja su cuenta, siempre solicite la misma persona e intente desarrollar una relación con esa persona.

Al tomar algunas medidas para mejorar su proceso de facturación y cobro, puede avanzar mucho para finalizar sus ventas de manera más rápida y eficiente. Ser proactivo en esto es como el dinero en el banco.

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